Интернет журныл о промышленности в Украине

Вкладиш до трудової книжки: порядок оформлення, зразок

  1. Коли потрібен вкладиш до трудової книжки?
  2. Хто купує бланк вкладиша до трудової книжки?
  3. Ціна вкладиша
  4. Як оформляється видача вкладиша в трудову книжку в обліку?
  5. Як вшити вкладиш до трудової книжки?
  6. Зразок запису на обкладинці трудової книжки
  7. Титульний аркуш вкладиша до трудової книжки: як оформити, зразок
  8. Чи продовжується нумерація записів у вкладиші?
  9. Зразок заповнення вкладиша в 2018 році
  10. Зразок заяви про видачу вкладиша
  11. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів - як оформляється запис про видачу вкладиша
  12. Де завантажити бланк вкладиша?

Вкладиш до трудової книжки є невід'ємною частиною самої трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки є невід'ємною частиною самої трудової книжки. Видається роботодавцем, коли закінчується місце для внесення записів до самої трудової співробітника.

Коли потрібен вкладиш до трудової книжки?

Заповнення трудової книжки і вкладиша регулюється постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, яке містить Правила ведення і зберігання трудових книжок (далі - Правила).

Пункт 38 цих Правил говорить про те, що в разі відсутності місця для внесення записів в необхідному розділі, слід завести вкладиш, бланк якого дуже схожий на саму трудову книжку, має ті ж розділи і ведеться за тими ж правилами, що і трудова книжка.

Вказується, що сам по собі вкладиш не є самостійним документом, він має юридичну силу тільки при наявності трудової книжки, для якої даний вкладиш і є продовженням.

Хто купує бланк вкладиша до трудової книжки?

Відносно вкладиша діють ті ж правила, що і для основного документа з обліку трудового стажу. Тому, як і саму трудову книжку, вкладиш видає співробітнику роботодавець.

Ціна вкладиша

Законодавці позначили єдиного виробника бланків трудової і вкладишів - це Об'єднання «ГОЗНАК» Мінфіну РФ. Займатися продажем бланків встановленого зразка має право лише юридичні особи, які відповідають вимогам самого Гознака.

Разом з тим, ціна на бланки не обмежується на законодавчому рівні, як правило, вартість вкладишів залишається в межах 200 рублів за 1 бланк.

Як оформляється видача вкладиша в трудову книжку в обліку?

Вкладиш може бути виданий співробітникові безоплатно або за плату. Якщо роботодавець розраховує отримати оплату за оформлений бланк, то є два шляхи:

  • працівник вносить гроші в касу або переводить на розрахунковий рахунок роботодавця;
  • працівник пише заяву з проханням утримати вартість бланка вкладиша з його заробітної плати.

Майте на увазі, що компенсація за виданий бланк трудової або вкладиша не входить до переліку допустимих з точки зору ст. 137 ТК РФ утримань із заробітної плати без волевиявлення самого співробітника. Хоча сам факт того, що видача бланка вкладиша може бути оплатній операцією, законодавством не заперечується. Про це йдеться в ухвалі Верховного Суду РФ від 06.09.2007 № КАС07-416.

Тому не рекомендується утримувати вартість бланка з зарплати, не отримавши письмову заяву від працівника.

Видача вкладиша співробітнику в бухгалтерському обліку може виглядати таким чином:

Кт 006 - врахована видача бланка на позабалансовому рахунку.

Дт 73 Кт 91 - нарахований дохід при видачі бланка співробітнику (в момент його оформлення, а не в момент фізичної передачі документа на руки працівнику).

Дт 70 Кт 73 - вироблено утримання вартості бланка вкладиша із заробітної плати.

Дт 50 (51) Кт 73 - співробітник самостійно компенсував вартість бланка, внісши гроші в касу або на розрахунковий рахунок роботодавця.

Зверніть увагу, що Мінфін Росії вважає видачу трудової книжки і вкладиша співробітникам оподатковуваним доходом роботодавця, навіть якщо видаються бланки за ціною придбання. Зокрема лист Мінфіну від 19.05.2017 № 03-03-06 / 1/30818 говорить про необхідність обкласти операцію з видачі бланка трудової податком на прибуток і ПДВ.

Як вшити вкладиш до трудової книжки?

Правилами не описується сам процес того, як вшивається вкладиш. Рекомендується така процедура:

  1. Відкрити трудову книжку так, щоб справа була вже обкладинка книжки, а зліва її останній лист.
  2. Вкласти вкладиш в розкриту таким чином трудову.
  3. Відкрити вкладиш в самій середині.
  4. Приготувати довгу голку і щільну нитку.
  5. Зшивати вкладиш і трудову від згину сторінок на середині вкладиша до корінця обкладинки трудової книжки.
  6. Залишати кінчики ниток і закріплювати їх печаткою і підписом немає необхідності, так як далі вноситься напис про видачу вкладиша із зазначенням його серійного номера, який є унікальним. Тому підмінити вкладиш згодом вже не вдасться.

Після фізичної вшивки вкладиша слід:

  1. Заповнити титульний лист вкладиша.
  2. Пронумерувати аркуші вкладиша таким чином, що перший лист вкладиша має номер, наступний за останньою сторінкою трудової або попереднього вкладиша.
  3. Внести запис або зробити штамп на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки про видачу вкладиша.
  4. Внести запис про роботу або про заохочення з порядковим номером, наступним за останнім номером, використаним у трудовій або попередньому вкладиші.

Зразок запису на обкладинці трудової книжки

Запис про видачу вкладиша вноситься в саму трудову, частіше на зворотний бік титульної сторінки обкладинки, і повинна містити інформації про серію та номер бланка вкладиша.

Подивіться, як виглядає запис.

Подивіться, як виглядає запис

Титульний аркуш вкладиша до трудової книжки: як оформити, зразок

Вимоги до заповнення титульного аркуша вкладиша аналогічні вимогам щодо заповнення титульного аркуша самої трудової книжки.

Чи продовжується нумерація записів у вкладиші?

Нумерація записів у трудовій, так і в укладці як продовження трудової, наскрізна - тобто із закінченням трудової книжки записи перериваються, а в хронологічному порядку тривають з наступним порядковим номером.

Більш того, припустимо і варіант, коли запис починається в трудовій книжці, а закінчується у вкладиші.

Зразок заповнення вкладиша в 2018 році

Який номер має перший запис у вкладиші? Подивіться зразок внесення першого запису. Зверніть увагу, що це перший розворот вкладиша, а запис починається не з одиниці.

Зразок заяви про видачу вкладиша

Трудове законодавство не вимагає написання заяви на видачу вкладиша працівникові. Разом з тим, така заява має сенс отримати для можливості утримати вартість бланка із заробітної плати співробітника.

Подивіться, як виглядає зразок такої заяви.

Подивіться, як виглядає зразок такої заяви

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів - як оформляється запис про видачу вкладиша

Існує 2 регістра для обліку трудових книжок і вкладишів:

  • прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів;
  • книга обліку руху трудових книжок і вкладишів.

Перший документ враховує виключно чисті бланки. Запис про надходження відбивається на підставі накладної або аналогічного документа. А вибуття відображається на підставі запитів представника відділу кадрів або іншої особи, яка відповідає за ведення кадрової документації. Кожен запис у прибутково-видатковій книзі з обліку бланків знаходить своє відображення і в бухгалтерському обліку на позабалансових рахунках - за дебетом або кредитом рахунка 006.

У другому документі, книзі обліку руху трудових, відображаються дані про надання працівниками трудових книжок і вкладишів при надходженні на роботу (або при видачі роботодавцем) і про отримання при звільненні. Записи даного регістра в бухгалтерському обліку не відображаються.

Відповідно, при оформленні на працівника чистого бланка вкладиша робляться 2 записи: про вибуття в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків і про надходження у книзі обліку руху трудових.

Де завантажити бланк вкладиша?

Вкладиш до трудової друкується виключно Об'єднанням «ГОЗНАК», тому завантажити в інтернеті бланк в тому вигляді, в якому він повинен бути, неможливо.

Коли потрібен вкладиш до трудової книжки?
Хто купує бланк вкладиша до трудової книжки?
Як вшити вкладиш до трудової книжки?
Коли потрібен вкладиш до трудової книжки?
Хто купує бланк вкладиша до трудової книжки?
Як оформляється видача вкладиша в трудову книжку в обліку?
Як вшити вкладиш до трудової книжки?
Чи продовжується нумерація записів у вкладиші?
Де завантажити бланк вкладиша?