1. Існуючі вимоги до зберігання документів
2. Терміни зберігання документів
3. Види документів, які необхідно зберігати
4. Варіанти зберігання документів в Києві

Процес роботи будь-якої організації супроводжується створенням і обробкою величезного числа всіляких документів. Перш за все, мова йде про первинної документації. Саме вона виступає основою для ведення бухобліку господарських операцій, так як складається в період виконання кожної операції або безпосередньо після її закінчення.

Відповідно до нормативних вимог компанія будь-якої форми власності має забезпечити всі необхідні умови зберігання бухгалтерських документів , Дотримуючись при цьому встановлені терміни.

Існуючі вимоги до зберігання документів

Вимоги до зберігання документів бухгалтерського обліку регламентуються розділом 6 Положення №88. До таких вимог належить таке:

• первинні документи і облікові регістри, що пройшли обробку, а також баланси і звіти до моменту їх передачі в архів повинні знаходитися в бухгалтерії в закритих ящиках або спеціально відведених приміщеннях і під відповідальністю уповноважених осіб. Спеціальне приміщення - це кімната з певним температурним режимом і умовами вологості, необхідними для забезпечення збереження таких документів. Крім того таке приміщення повинне повністю виключати можливість втрати або виносу документації без дозволу головного бухгалтера компанії;
• бланки суворої звітності повинні зберігатися в окремих приміщеннях, сейфах або шафах з металу;
• зберігання документації, що пройшла обробку і виступає підставою для складання звітності, а також її оформлення і передачу в архів виконує виключно головний бухгалтер організації;
• період зберігання документів регламентується затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р;
• видача первинної документації, облікових регістрів, звітів та балансів на руки працівників інших підрозділів здійснюється тільки з дозволу і за рішенням головного бухгалтера;
• при знищенні або втраті первинних документів і звітності, власник або директор підприємства повідомляє про це у відповідні правоохоронні органи і призначає комісію з метою з'ясування переліку документів, які відсутні і причин пропажі. До складу комісії також входять співробітники слідчих органів, державного пожежного нагляду та охорони. По завершенню роботи комісії складається спеціальний акт, в подальшому який затверджується директором організації. Його копія в десятиденний термін відправляється в податкову, а також органу, в управлінні якого перебуває підприємство.

Всі заходи, в тому числі вилучення документації, звітності, а також її знищення здійснюється виключно відповідно до законодавства України. Ще один важливий аспект зберігання документів - дотримання термінів зберігання, по завершенню яких може виконуватися їх знищення.

Терміни зберігання документів

Всі документи, які утворилися в результаті роботи організації, повинні зберігатися протягом певних термінів, прописаних в законодавстві. Питання знищення документів може вставати тільки після закінчення цих строків.

Частина 7 статті 9 Закону про бухгалтерський облік говорить, про те, що підприємство зобов'язане забезпечувати належні умови зберігання документації протягом усього встановленого терміну.

Знищення документів з простроченим терміном зберігання не допускається за відсутності податкової перевірки за цей час. Тому якщо перевірка не виконувалася понад 1095 днів, підприємство обов'язково продовжити зберігання неперевірених документів.

«Перелік типових документів, що створюються в роботі органів державної влади та місцевого самоврядування» термін зберігання первинної документації становить три роки за умови завершення податкової перевірки. Якщо виникають суперечки, відкрито кримінальну справу або йде судовий процес, всі документи компанія зобов'язана зберігати до остаточного рішення. Документація, яка містить дані щодо фінансових операцій, що підлягають моніторингу, зберігаються протягом п'яти років.

Важливо враховувати, що період зберігання документів, який визначений Переліком, є мінімальним і ці терміни не підлягають скороченню. Початок обчислення строків починається з першого січня нового року.

Види документів, які необхідно зберігати

У загальному вигляді, вся документація, яка утворюється в ході роботи організації, виходячи з періоду зберігання, ділиться на кілька видів:

• документація постійного зберігання - можна адресувати документи, які формують Національний архівний фонд;
• з певним періодом зберігання - по його завершенні вся документація може бути знищена. До неї відносяться документи, що зберігаються понад 10 років і до 10 років.

Порушення підприємством терміном зберігання документації супроводжується відповідальністю у вигляді штрафу відповідно до пункту 121.1 статті 121 Податкового кодексу. Закони України, що стосуються зберігання документації бухгалтерського обліку зобов'язані знати і дотримуватися всі діючі підприємства.

Варіанти зберігання документів в Києві

Після того як всі переконалися, що зберігати документи це дійсно дуже важливо, перерахуємо всі доступні способи зробити це в Києві:

1. Простий варіант. Тримати все під рукою в офісі. Плюс - всі поруч, моментальний доступ; мінус - якщо компанія не молода і не дуже маленька, то з часом, кількість архівних коробок перевищить всі розумні норми.
2. Дешевий варіант. Оренда гаража або підсобного приміщення. Плюс - низька вартість, чистий офіс. Мінус - така ж низька безпека і ніякої гарантії, що гараж не заллє або НЕ обчистять.
3. Дорогий варіант. Здати на архівне зберігання в спеціалізоване підприємство. Плюс - це професіонали архівної справи, в разі необхідності, самі переберуть, перерахують, упакують всі документи. Мінус - дуже дорого, до ваших бухгалтерських документах мають доступ сторонні люди. Довга процедура передачі і опису архіву.
4. Оптимальний варіант. Професійний сервіс зберігання речей «Столична Комора». Плюс - свій персональний бокс, доступ виключно своїх співробітників в будь-який час, помірні ціни. Мінус - вам сподобається і ви захочете тут зберігати і інші речі свого офісу, а потім і особисті!

Звертайтеся. Ми завжди відкриті для вас!

У нас є, якісно і надійно!