1. Що таке система управління проектами? визначення Система управління проектами - це набір організаційних...
2. Області застосування систем управління проектами
3. Вигоди від використання системи управління проектами (ROI)
4. Як обгрунтувати керівництву необхідність системи управління проектами?
5. Розробка системи управління проектами
6. Чи готові ви інвестувати в розробку і підтримку?
7. Види інформаційних систем управління проектами
8. Вибір системи управління проектами
9. Інструменти управління проектами
10. сформулювати вимоги
11. Розробити контрольний приклад
12. Вибрати партнера по впровадженню
13. Впровадження системи управління проектами
14. Грамотно ініціювати проект
15. Швидко отримати перші результати
16. Що включити в рамки пілотного проекту?
17. Яка система дозволить це зробити?

Що таке система управління проектами? визначення

Система управління проектами - це набір організаційних і технологічних методів та інструментів, які підтримують управління проектами в організації і допомагають підвищити ефективність їх реалізації. Часто термін «система управління проектами» трактують вужче як автоматизовану або інформаційну систему управління проектами, тобто програму. Організаційну та методичну складові при цьому вкладають в термін корпоративна система управління проектами. Далі будемо дотримуватися таких трактувань термінів.

Цілі системи управління проектами

• Підвищення ефективності співробітників компанії при роботі над проектами
• Поліпшення якості управління проектами керівниками проектів
• Підвищення ефективності управління всім портфелем проектів компанії - більше проектів в термін і в рамках бюджету з меншими витратами

Завдання системи управління проектами

Для досягнення зазначених цілей необхідні відповідні інструменти. Якщо детально не описувати весь функціонал, то системи управління проектами призначені для вирішення наступних завдань:

1. Забезпечити керівника проекту інструментарієм планування проекту та контролю ходу його реалізації
2. Надати учаснику проекту зрозумілий інструмент для виконання завдань проекту та доступу до всієї необхідної для їх виконання інформації
3. Керівнику підрозділу дати інструмент контролю завантаження співробітників по проектним і непроектного завданням, надати інформацію для прийняття рішення про призначення співробітників на нові проекти, перерозподілу навантаження між ними
4. Директору проектного офісу надати зручний інструмент, який дозволить автоматизувати рутинні операції і встановити повний прозорий контроль за станом всього портфеля проектів і якістю роботи конкретних керівників проектів
5. Керівнику компанії забезпечити єдину панель моніторингу всіх проектів компанії з можливістю оперативного аналізу відхилень і прийняття управлінських рішень
6. Акціонерам компанії важливо бачити відповідність портфеля виконуваних проектів стратегічним цілям компанії

Вимоги до функціональними можливостями інформаційних систем управління проектами випливають з особливостей процесів управління проектами в кожній конкретній організації.

Області застосування систем управління проектами

Залежно від галузевої приналежності і специфіки існують різні сфери застосування систем управління проектами, наприклад:

Існують як спеціалізовані системи для зазначених галузей, так і інтегровані системи управління проектами, які призначені для управління різними типами проектів . Підстроювання під специфіку галузі здійснюється через гнучкі настройки паспорта проекту, галузевих довідників і методів управління. Таким продуктом, зокрема, є інформаційна онлайн-система ADVANTA.

Вигоди від використання системи управління проектами (ROI)

Система управління проектами може і повинна окупатися за рахунок підвищення ефективності проектної діяльності - діяльності оперує фінансами, ресурсами і термінами (які в свою чергу добре перераховуються в фінанси). Для розрахунку можливого ROI (Return On Investment) необхідно взяти фінансові та часові характеристики проектів компанії і застосувати до них очікувані бізнес-вигоди від впровадження системи.

Можливі бізнес-вигоди від інформаційної системи управління проектами за версією Forrester Research:

• Скорочення числа проектів, які не відповідають стратегії компанії

Відмовляючись від проектів, які не потрібні або не відповідають стратегії, можна знизити витрати по всьому портфелю проектів.

• Підвищення ефективності використання ресурсів

За рахунок поліпшення розподілу ресурсів між проектами, більш чіткого контролю завантаження співробітників.

• Зниження перевитрат бюджету

Можна досягти шляхом поліпшення планування і підвищення контролю за витрачанням.

• Скорочення відсотка невдалих проектів

Завдяки ефективним засобам моніторингу проектів, впровадження методології через інформаційну систему, проектний офіс може істотно знизити відсоток проектів, які можуть досягти поставлені цілі, укластися в терміни і бюджет.

• Скорочення витрат часу проектних офісів і керівників проектів

Скорочення часу на збір даних і формування вручну звітів по статусу проекту вивільняє тимчасові ресурси на більш пріоритетні завдання.

Як обгрунтувати керівництву необхідність системи управління проектами?

Це питання швидше зі сфери психології, ніж з області економіки. Абсолютно ясно, що якщо керівник організації (або хоча б один з його заступників) не буде зацікавлений у впровадженні системи управління проектами, то такий проект буде майже гарантовано неуспешен.

Про економіку з керівником говорити обов'язково потрібно, як і про підвищення ефективності управління проектами. Для цього підійдуть статті про окупність інвестицій в створення проектного офісу, інформаційні системи управління проектами, приклади поліпшень у колег з галузі і просте пояснення вигод на кейсах ваших само не дуже успішних проектів. Але без взяття відповідальності (хоча б обмеженою) на себе за результати змін нічого не вийде. Так що дерзайте!

Розробка системи управління проектами

А чи потрібно розробляти?

Сьогодні на ринку присутня велика кількість сучасних систем управління проектами, які можуть бути адаптовані під потреби компанії без програмування. Прикладом такої системи є ADVANTA. Вдаватися до власної розробки системи управління проектами варто тільки в разі, якщо галузева специфіка та завдання організації з управління проектами дуже унікальні. Для вирішення завдань відділу управління проектами можна адаптувати вже готові інструменти.

Чи готові ви інвестувати в розробку і підтримку?

Слід мати на увазі, що власна розробка, крім значних тимчасових і фінансових витрат, таїть в собі безліч ризиків, пов'язаних з подальшим розвитком і підтримкою системи. Також слід добре задуматися про ризики вибору коробкових засобів управління проектами з обмеженнями в налаштуванні і можливостями програмування (наприклад, 1С, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такі проекти часто переходять у формат постійних доробок і програмування, терміни проекту збільшуються в рази, відповідно в рази збільшується бюджет проекту, компанія стає залежною від роботи досить унікальних програмістів.

Види інформаційних систем управління проектами

За технічними характеристиками системи управління проектами можна розділити на наступні види:

• Локальні / настільні (наприклад, Microsoft Project)
• Клієнт-серверні, коли на сервері встановлюються основні компоненти ПО, а на локальному комп'ютері встановлюється додаток клієнт (наприклад, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
• Веб-базовані - для використання таких додатків потрібен лише інтернет-браузер (наприклад, ADVANTA)

Сучасні інформаційні системи управління проектами все частіше створюються як веб-базовані інтернет додатки. У них можна виділити 2 відмітних ознаки:

• за місцем розташування ПО (системи, що базуються в хмарі або на сервері підприємства);
• по моделі ціноутворення (системи купуються один раз на весь період використання, або справляється орендна плата за використання - SAAS).

Зараз на ринку інструментів управління проектами дуже багато безкоштовного або умовно безкоштовного (недорогого) ПО, що продається за схемою SAAS. Як правило, недороге ПО підходить для невеликих команд і в основному має функціоналом таск-менеджерів (систем управління завданнями), ведення списку клієнтів (і т.д.). Такі системи в основному орієнтовані на малий бізнес.

Середній та великий бізнес в Росії, як правило, віддає перевагу мати можливість зберігати основні дані у себе на серверах або в орендованому дата-центрі (що також дозволяє при необхідності швидко перенести дані до себе). Сервісним провайдерам ПО за схемою SAAS (як російським, так і західним) дані поки довіряє в основному малий бізнес через існуючі ризики безпеки, витоку даних, які вже не раз траплялися в Росії.

Тому зараз саме виправдане рішення - вибрати онлайн-систему управління проектами з можливістю зберігання всієї інформації на своєму або орендованому серверному обладнанні.

Вибір системи управління проектами

Якщо перед вами стоїть завдання вибрати інформаційну систему управління проектами для вашої організації, то ви можете, звичайно, піти стандартним шляхом і проаналізувати велику кількість порівнянь, рейтингів і оглядів. Але ніякі аналітичні статті не приймуть за вас рішення про те, які інструменти управління проектами найкраще підійдуть саме вашій компанії.

Інструменти управління проектами

Плануючи створення відділу управління проектами, слід розуміти, що саме по собі наявність такої структури не вирішить проблем з оптимізацією робочих процесів на всіх рівнях. Щоб співробітники нового підрозділу змогли успішно виконувати свої обов'язки, необхідно надати їм на допомогу зручні і функціональні засоби управління проектами. Не слід думати, що це можна зробити не відразу, а пізніше, вже в процесі роботи нового відділу. Без правильного інструментарію неможливо отримати аналітику за поточними проектами, тобто хоча б розпланувати комплекс заходів для зростання ефективності управління проектами та відслідковувати їх виконання.

Наявність інструментів управління проектами послідовно вирішує наступні завдання:

• Збір інформації про поточні та заплановані проекти компанії
• Аналітична робота і виявлення відхилень
• Поетапне впровадження нововведень спрямоване на стандартизацію управління проектами
• Контроль над роботою нової структури і її подальший апгрейд

сформулювати вимоги

В першу чергу, важливо сформулювати вимоги до вашої майбутньої інформаційній системі. Не потрібно боятися слів Технічне завдання, і тим більше місяцями розробляти такі документи. Важливо зібрати цілі, бізнес-вимоги основних керівників і одержувачів вигод від системи в компанії, узагальнити їх і почати уважний вибір рішень.

Розробити контрольний приклад

Дуже грамотним підходом є розробка контрольного прикладу на основі вашого існуючого процесу управління проектами (раз ви керуєте проектами, то якийсь процес у вас точно є, нехай і не на папері). Напишіть його просто текстом з нумерованим списком, окремо напишіть список загальних вимог і прикладіть перелік звітів, які ви хотіли б отримувати. Цей контрольний приклад ви зможете використовувати для перегляду і тестування систем, між якими буде проводитися вибір. А найкраще вислати цей приклад розробнику / постачальнику системи і попросити змоделювати демопрімер / прототип для вас.

Швидкість, простота настройки прототипу і готовність постачальника зробити це для Вашої компанії є відмінним лакмусовим папірцем. Це покаже Вам простоту / складність подальшого впровадження системи, компетентність фахівців постачальника і готовність майбутнього партнера працювати з вами на ваші результати.

Вибрати партнера по впровадженню

До речі, якість взаємодії з вами представників компанії постачальника ПО і послуг на етапі обговорення ваших завдання, підготовки прототипу, тестування системи є визначальним при виборі надійного партнера для такого важливого проекту як впровадження системи управління проектами. Ні додатковий функціонал, ні низька ціна, ні відомий бренд інших систем і постачальників не зможуть вам компенсувати можливого економічного і репутаційного збитку від неуспішного проекту впровадження. Ви звичайно знизите свою первісну відповідальність запропонувавши керівництву на вибір найвідоміші бренди і надавши можливість керівнику зробити цей вибір, а самому залишаючись в тіні. Але чи дасть це значимий результат вам і вашій компанії?

Тільки активна, точніше проактивний позиція ініціатора вибору і впровадження системи, його небайдужість до результатів проекту дозволить стати проекту успішним, незалежно від підводних каменів, які зустрінуться на вашому шляху. Адже ви будете робити усвідомлений вибір і з вами буде надійний партнер.

Впровадження системи управління проектами

Впровадження системи управління проектами на практиці - це великий самостійний організаційний проект, яким потрібно керувати за всіма правилами проектного управління та управління змінами в компанії.

Грамотно ініціювати проект

Для початку необхідно грамотно ініціювати проект в компанії. Необхідно призначити керівника проекту, сформувати робочу групу і розробити свій внутрішній план впровадження системи управління проектами. Не обов'язково робити детальний план, важливо щоб Ви чітко визначилися з організаційними (в яких підрозділах) і функціональними (який функціонал) рамками проекту і розділили весь проект на зрозумілі і самодостатні етапи.

План впровадження системи необхідно узгодити з вашим партнером по проекту впровадження (якщо ви плануєте залучати зовнішніх фахівців). Досвідчений партнер, спираючись на свою практику, підкаже як краще побудувати проект впровадження системи, щоб швидко отримати результати і не зробити типових помилок.

Швидко отримати перші результати

Дуже важливо швидко отримати перші позитивні результати від проекту. Це дозволить керівництву компанії переконатися у вірності обраного курсу, а учасникам проекту і користувачам системи надихнутися і запастися додатковою мотивацією на реалізацію всього проекту.

Що включити в рамки пілотного проекту?

Необхідно дати користувачам і керівництву зручний і простий єдиний інструмент управління проектами підприємства, поки не ускладнюючи самі процеси управління.

Основні завдання пілотного проекту:

• Створити єдиний реєстр проектів, запустити процедури його актуалізації на верхньому рівні
• Створити єдине сховище проектної документації
• Автоматизувати проектний документообіг з базовими процесами розробки і узгодження документів
• Надати всім учасникам проектів єдину робочу середу для обговорення проектних питань і обміну інформацією

По суті на першому етапі важливо отримати проектний портал, який дозволить усім зацікавленим особам від топ-менеджерів до учасників проектів покрити свої базові потреби в інформації по ходу реалізації проектів в компанії.

Яка система дозволить це зробити?

Саме тому важливо вибрати таку систему управління проектами , Яка дозволить:

• почати використовувати базовий функціонал з можливістю його поетапного розвитку (не жорстка система, яку потрібно відразу проектувати і програмувати з урахуванням всіх функцій);
• швидко (за 1-2 тижні) запустити основні процеси в компанії;
• легко навчати користувачів в ході впровадження (користувач бачить тільки потрібний йому функціонал);
• отримати не спротив від користувача, а подяку через полегшення роботи (доброзичливий інтерфейс орієнтований на користувача);
• мати запас широкого функціоналу і гнучких можливостей по його настройці для автоматизації нових процесів і коригування впроваджених процесів у міру підвищення рівня зрілості компанії.